L’Alliance Française de Bangkok recrute un(e) assistant(e).

Statut : recrutement local

Lieu : Bangkok

Vous assistez la directrice et la directrice adjointe dans la gestion des aspects pratiques et administratifs de leur travail.

Descriptif du poste :

Dans ce cadre, et dans une logique de proactivité permanente, vous assurez les missions suivantes qui peuvent néanmoins évoluer en fonction des besoins de la structure :

Secrétariat général : l’assistant(e) gère les rendez-vous et l’agenda du directeur. Il/elle prend connaissance des courriers, prépare la correspondance, organise les réunions administratives de l’Alliance et de son comité. Il/elle fait l’interface avec le Président du comité de gestion de l’Alliance française, ainsi que de l’ensemble des membres. Il/elle établit les comptes rendus et les relevés de conclusions, notamment des réunions de personnel. Il/elle réserve et supervise les déplacements professionnels de l’équipe AF. Il/elle doit participer aux dossiers administratifs ponctuels sur commande de la direction en relation avec le marché local thaïlandais, et dossiers récurrents. Il/elle assure l’archivage des dossiers de la direction. Il/elle traduit les documents nécessaires aux dossiers administratifs. Il/elle complète le fichier des cartes de visite.
Suivi administratif AF : Il/elle fait l’interface avec les autorités et institutions de pays pour l’ensemble des démarches administratives. Il/elle peut être amenée à constituer des dossiers techniques. Il/elle est en charge des questions statutaires, des relations avec les autorités locales, des relations avec le comité pour la préparation des CA et AG.
Suivi administratif RH : L’assistant(e) gère les demandes de visas de A-Z. Il/elle actualise le règlement intérieur en collaboration avec la direction et garantit le respect du règlement intérieur (bon déroulement des missions des agents, suivi des congés, horaires, maladie, règles d’organisation du travail, conformité au droit local). Il/elle assure le suivi des contrats des personnels, des congés/maladie ainsi que des visas. Il/elle assure l’archivage des dossiers RH. Il/elle garantit le respect des normes de sécurité de l’Alliance française. Ll/elle fait circuler l’information administrative et institutionnelle de l’Alliance.
Gestion immobilière : L’assistant(e) est en charge du suivi du parc immobilier (bâtiment, parking), suivi des contrats de gardiennage, nettoyage avec rappel des échéances. Il/elle fait l’interface et le suivi des équipes techniques au quotidien.

En termes de représentation, l’assistant(e) participe aux événements majeurs de l’Alliance française

Profil :

De nationalité Thaïlandaise et de formation Bac+2 minimum, vous possédez une première expérience significative dans des fonctions similaires et maîtrisez impérativement Excel et Power Point.
Vous parlez thaï, français, anglais et possédez de bonnes capacités rédactionnelles en français comme en anglais.

La fonction requiert de solides qualités relationnelles, le sens de l’organisation et une grande proactivité. L’assistant(e) doit faire preuve de discrétion et respecter des règles de confidentialité. Très disponible, il/elle doit pouvoir adapter son emploi aux besoins des situations.

Vos principales qualités pour réussir sur ce poste sont :
• Fiabilité, proactivité, rapidité d’exécution et rigueur
• Aisance relationnelle, aptitude à travailler en équipe,
• Sens de l’organisation, sens du service et disponibilité

Comment postuler :

A dresser votre candidature (lettre de motivation + CV) avant le 26 aout 2018, par courriel à  : patricia.thery-hart@afthailande.org