Responsable administratif/ve et assistant(e) de direction
(poste susceptible d’être vacant en mai 2022)

 

Descriptif de la mission :

Le/la responsable administratif/ve organise et supervise l’administration générale, les ressources humaines, réalise l’interface avec les fournisseurs et les partenaires extérieurs. Il/elle assiste également la direction (directeur/trice et directeur/trice adjoint/e) dans la gestion des aspects pratiques et administratifs de l’Alliance française.

Dans ce cadre, et dans une logique de proactivité permanente, il/elle assure les missions suivantes qui peuvent néanmoins évoluer en fonction des besoins de la structure :

Suivi administratif AF :

  • Réaliser l’interface avec les autorités et institutions de pays pour l’ensemble des démarches administratives. Constituer des dossiers techniques le cas échéant.
  • Assurer le suivi des questions statutaires, des relations avec les autorités locales, des relations avec le comité pour la préparation des conseils d’administration et assemblées générales.
  • Toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de la structure à la demande de la direction.

Suivi administratif RH :

  • Gérer la procédure de visa dans sa totalité, depuis le recrutement jusqu’au renouvellement, assurer le suivi des contrats, congés et maladies des personnels.
  • Actualiser le règlement intérieur en collaboration avec la direction et garantir son respect (bon déroulement des missions des agents, suivi des congés, horaires, maladie, règles d’organisation du travail, conformité au droit local).
  • Assurer l’archivage des dossiers RH.
  • Garantir le respect des normes de sécurité et sanitaires de l’Alliance française. 
  • Faire circuler l’information administrative et institutionnelle de l’Alliance. 

Secrétariat général :

  • Gérer les rendez-vous et l’agenda du directeur. 
  • Prendre connaissance des courriers, préparer la correspondance, organiser les réunions administratives de l’Alliance et de son comité. 
  • Faire l’interface avec le Président du comité de gestion de l’Alliance française, ainsi que de l’ensemble des membres. 
  • Etablir les comptes rendus et les relevés de conclusions, notamment des réunions du conseil d’administration et du personnel. 
  • Réserver et superviser les déplacements professionnels de l’équipe AF. 
  • Participer aux dossiers administratifs ponctuels sur commande de la direction en relation avec le marché local thaïlandais, et dossiers récurrents. 
  • Assurer l’archivage des dossiers de la direction. Traduire les documents nécessaires aux dossiers administratifs. Compléter le fichier des cartes de visite.

Gestion immobilière : 

  • Assurer le suivi du parc immobilier (bâtiment, parking), des contrats de gardiennage et nettoyage avec rappel des échéances. 
  • Faire l’interface et le suivi des équipes techniques au quotidien, veiller à la qualité du service rendu.
  • En termes de représentation, participer aux événements majeurs de l’Alliance française.

Profil recherché :

  • De nationalité Thaïlandaise et de formation Bac+2 minimum, le/la responsable administratif/ve et assistant(e) de direction possède une première expérience dans des fonctions similaires et maîtrise impérativement Excel et Power Point.

  • Il/elle parle thaï et anglais et possède de bonnes capacités rédactionnelles en anglais et en thaï. La connaissance du français est grandement appréciée, mais non indispensable. 

  • La fonction requiert de solides qualités relationnelles, le sens de l’organisation et une grande proactivité. L’agent doit faire preuve de discrétion et respecter des règles de confidentialité. Très disponible, il/elle doit pouvoir adapter son emploi aux besoins des situations.

Qualités attendues :

  • Fiabilité, proactivité, rapidité d’exécution et rigueur 
  • Aisance relationnelle, aptitude à travailler en équipe, 
  • Sens de l’organisation, sens du service et disponibilité 

Pour postuler :

Merci de faire parvenir votre candidature (CV et lettre de motivation) à work@afthailande.org avant le 15 avril.