ผู้จัดการฝ่ายธุรการและผู้ช่วยผู้บริหาร
ผู้จัดการฝ่ายธุรการและผู้ช่วยผู้บริหาร(อาจมีตำแหน่งว่าง ตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2565)
หน้าที่ :
ผู้จัดการฝ่ายธุรการจะจัดระเบียบและกำกับดูแลการบริหารงานทั่วไปของแผนกทรัพยากรบุคคล ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆทั้งภายในภายนอกองค์กร และมีหน้าที่ช่วยสนับสนุนฝ่ายบริหาร (ผู้อำนวยการและรองผู้อำนวยการ) ในการจัดการด้านการปฏิบัติงานและการบริหารของ สมาคมฝรั่งเศสกรุงเทพ (Alliance Française Bangkok)
ติดตามกำกับดูแล ประสานงานให้การจัดกิจการกิจกรรมของสมาคมฯ ดำเนินไปตามวัตถุประสงค์และประสบความสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีตามที่ตั้งเป้าหมายไว้
ติดตามงานด้านธุรการ ของสมาคมฝรั่งเศสกรุงเทพ:
- เป็นตัวกลาง ติดต่อประสานงาน กับ องค์กรต่างฯ ทั้งภาคเอกชน ภาครัฐ หรือ องค์กรต่างประเทศ เพื่อให้งานบรรลุผลสำเร็จและจัดเก็บข้อมูลหากจำเป็น
- ติดตาม รวบรวม ประเด็นทางกฎหมาย ข้อมูลที่ได้รับมาจากเจ้าพนักงานท้องถิ่น หรือคณะกรรมการเพื่อจัดทำเอกสาร ชุดข้อมูล หรือ เพื่อเตรียมการประชุมของคณะกรรมการ
- ปฏิบัติงานอื่นๆ ถ้าจำเป็น ตามที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหาร
ติดตามงานด้านทรัพยากรบุคคล :
- รับผิดชอบในการ ขอ-ต่อวีซ่าของพนักงาน การรับพนักงานใหม่ การลาออก การลาพักร้อน และ การลาป่วย
- ถ้ารัฐมีการเปลี่ยนแปลงกฏระเบียบ ต้องแจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบ เพื่อจะได้ปรับปรุง กฎระเบียบข้อบังคับขององค์กรให้เหมาะสมและทันสมัย (กำกับดูแลเรื่อง หน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน ติดตามเวลาทำงาน การลาป่วย ระเบียบการดำเนินงานเพื่อปรับปรุงให้สอดคล้องกับกฏหมาย)
- เคร่งครัดตรวจสอบและเก็บสำรองข้อมูลของแผนก
- ดูแลตรวจสอบ เพื่อให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐานด้านสุขภาพและความปลอดภัย
- อัพเดทและแจ้งข่าวสารใของสมาคมฯ ให้พนักงานในองค์กร หรือ ลูกค้าสัมพันธ์ทราบ
งานด้านเลขานุการทั่วไป:
- จัดการการนัดหมายและการประชุม ของคณะกรรมการ
- ตรวจสอบจดหมาย โต้ตอบอีเมล์ เตรียม และ จัดประชุมของฝ่ายบริหารของสมาคมฯ และของคณะกรรมการ
- เป็นตัวกลาง ทำหน้าที่ติดต่อ และประสานงาน กับประธานคณะกรรมการบริหาร และ สมาชิกทั้งหมดของ สมาคมฯ
- จัดทำรายงานการประชุมและสรุปผลการประชุม โดยเฉพาะการประชุมของคณะกรรมการและการประชุมของพนักงานในองค์กร
- จัดการสำรอง จอง ตั๋ว ที่พัก และดูแลการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับพนักงานของสมาคมฯ
- เมื่อมีข้อมูลใหม่ๆที่เกิดขึ้นในประเทศไทย ต้องสามารถแยกจัดเก็บข้อมูล พร้อมอัพเดทข้อมูลต่างๆ
- ตรวจสอบ และจัดเก็บไฟล์งาน เอกสาร การจัดการแปลเอกสารที่จำเป็นจัดเเก็บข้อมูลตามนามบัตรของลูกค้า
การจัดการด้านทรัพย์สิน:
- ตรวจสอบ และ ติดตาม สภาพของ ทรัพย์สินของสมาคมฯ ที่อยู่อาศัย (อาคาร ที่จอดรถ) ความสะอาด และ ปลอดภัย พร้อมการแจ้งเตือนก่อนกำหนดเวลา การต่อสัญญา
- ประสานงาน ติดต่อและติดตาม ทีมเทคนิคในแต่ละวัน เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของการให้บริการของสมาคมฯเป็นไปตามมาตราฐาน
- สามารถเป็นตัวแทน และเข้าร่วมงานสำคัญๆ ของสมาคมฝรั่งเศส
โปรไฟล์ :
- มีสัญชาติไทยและมีประสบการณ์การทำงาน 2 ปี ในฝ่ายธุรการและผู้ช่วยผู้บริหาร หรือมีประสบการณ์ในการทำงานที่คล้ายคลึงกัน มีความรู้ และต้องเชี่ยวชาญ Excel และ Power Point
- มีความรู้ด้านภาษาอังกฤษ พูด ฟัง อ่าน เขียน และโต้ตอบภาษาอังกฤษในระดับดีมาก ถ้ามีความรู้ภาษาฝรั่งเศสจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- มีบุคลิกภาพและมนุษยสัมพันธ์ดี และมีความกระตือรือร้นในการทำงาน มีวินัย เคารพกฎระเบียบองค์กร รักษาความลับองค์กร มีความยืดหยุ่นในเรื่องของเวลาในการปฏิบัติงาน หากมีกรณีจำเป็นเร่งด่วน
คุณสมบัติ :
- ความน่าเชื่อถือ ขยัน ทำงานรวดเร็วและถูกต้อง
- มีทักษะที่เป็นเลิศในด้านมนุษยสัมพันธ์ สามารถทำงานเป็นทีม
- รักองค์กร รักงานบริการ ไม่มีปัญหาถ้าต้องปรับเวลาการทำงาน
สามารถสมัครได้ที่ :
กรุณาส่งใบสมัครของคุณ (CV และจดหมายสมัครงาน) ไปที่ work@afthailande.org ก่อนวันอาทิตย์ที่ 15 เมษายน 2565