ผู้จัดการฝ่ายธุรการและผู้ช่วยผู้บริหาร(อาจมีตำแหน่งว่าง ตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2565)

 

หน้าที่ :

 

ผู้จัดการฝ่ายธุรการจะจัดระเบียบและกำกับดูแลการบริหารงานทั่วไปของแผนกทรัพยากรบุคคล ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆทั้งภายในภายนอกองค์กร และมีหน้าที่ช่วยสนับสนุนฝ่ายบริหาร (ผู้อำนวยการและรองผู้อำนวยการ) ในการจัดการด้านการปฏิบัติงานและการบริหารของ สมาคมฝรั่งเศสกรุงเทพ (Alliance Française Bangkok)
ติดตามกำกับดูแล ประสานงานให้การจัดกิจการกิจกรรมของสมาคมฯ ดำเนินไปตามวัตถุประสงค์และประสบความสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีตามที่ตั้งเป้าหมายไว้

 

ติดตามงานด้านธุรการ ของสมาคมฝรั่งเศสกรุงเทพ:

  • เป็นตัวกลาง ติดต่อประสานงาน กับ องค์กรต่างฯ ทั้งภาคเอกชน ภาครัฐ หรือ องค์กรต่างประเทศ เพื่อให้งานบรรลุผลสำเร็จและจัดเก็บข้อมูลหากจำเป็น
  • ติดตาม รวบรวม  ประเด็นทางกฎหมาย ข้อมูลที่ได้รับมาจากเจ้าพนักงานท้องถิ่น หรือคณะกรรมการเพื่อจัดทำเอกสาร ชุดข้อมูล หรือ เพื่อเตรียมการประชุมของคณะกรรมการ
  • ปฏิบัติงานอื่นๆ ถ้าจำเป็น ตามที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหาร

ติดตามงานด้านทรัพยากรบุคคล :

  • รับผิดชอบในการ ขอ-ต่อวีซ่าของพนักงาน การรับพนักงานใหม่ การลาออก การลาพักร้อน และ การลาป่วย
  • ถ้ารัฐมีการเปลี่ยนแปลงกฏระเบียบ ต้องแจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบ เพื่อจะได้ปรับปรุง กฎระเบียบข้อบังคับขององค์กรให้เหมาะสมและทันสมัย (กำกับดูแลเรื่อง หน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน ติดตามเวลาทำงาน การลาป่วย ระเบียบการดำเนินงานเพื่อปรับปรุงให้สอดคล้องกับกฏหมาย) 
  • เคร่งครัดตรวจสอบและเก็บสำรองข้อมูลของแผนก
  • ดูแลตรวจสอบ เพื่อให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐานด้านสุขภาพและความปลอดภัย
  • อัพเดทและแจ้งข่าวสารใของสมาคมฯ ให้พนักงานในองค์กร หรือ ลูกค้าสัมพันธ์ทราบ

งานด้านเลขานุการทั่วไป

  • จัดการการนัดหมายและการประชุม ของคณะกรรมการ
  • ตรวจสอบจดหมาย โต้ตอบอีเมล์ เตรียม และ จัดประชุมของฝ่ายบริหารของสมาคมฯ และของคณะกรรมการ
  • เป็นตัวกลาง ทำหน้าที่ติดต่อ และประสานงาน กับประธานคณะกรรมการบริหาร และ สมาชิกทั้งหมดของ สมาคมฯ
  • จัดทำรายงานการประชุมและสรุปผลการประชุม โดยเฉพาะการประชุมของคณะกรรมการและการประชุมของพนักงานในองค์กร
  • จัดการสำรอง จอง ตั๋ว ที่พัก และดูแลการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับพนักงานของสมาคมฯ
  • เมื่อมีข้อมูลใหม่ๆที่เกิดขึ้นในประเทศไทย ต้องสามารถแยกจัดเก็บข้อมูล พร้อมอัพเดทข้อมูลต่างๆ
  • ตรวจสอบ และจัดเก็บไฟล์งาน เอกสาร การจัดการแปลเอกสารที่จำเป็นจัดเเก็บข้อมูลตามนามบัตรของลูกค้า

การจัดการด้านทรัพย์สิน

  • ตรวจสอบ และ ติดตาม สภาพของ ทรัพย์สินของสมาคมฯ ที่อยู่อาศัย (อาคาร ที่จอดรถ) ความสะอาด และ ปลอดภัย พร้อมการแจ้งเตือนก่อนกำหนดเวลา การต่อสัญญา
  • ประสานงาน ติดต่อและติดตาม ทีมเทคนิคในแต่ละวัน เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของการให้บริการของสมาคมฯเป็นไปตามมาตราฐาน
  • สามารถเป็นตัวแทน และเข้าร่วมงานสำคัญๆ ของสมาคมฝรั่งเศส

 

โปรไฟล์ : 

  • มีสัญชาติไทยและมีประสบการณ์การทำงาน 2 ปี ในฝ่ายธุรการและผู้ช่วยผู้บริหาร หรือมีประสบการณ์ในการทำงานที่คล้ายคลึงกัน มีความรู้ และต้องเชี่ยวชาญ Excel และ Power Point
  • มีความรู้ด้านภาษาอังกฤษ พูด ฟัง อ่าน เขียน และโต้ตอบภาษาอังกฤษในระดับดีมาก ถ้ามีความรู้ภาษาฝรั่งเศสจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
  • มีบุคลิกภาพและมนุษยสัมพันธ์ดี และมีความกระตือรือร้นในการทำงาน  มีวินัย เคารพกฎระเบียบองค์กร รักษาความลับองค์กร มีความยืดหยุ่นในเรื่องของเวลาในการปฏิบัติงาน หากมีกรณีจำเป็นเร่งด่วน

 

คุณสมบัติ : 

  • ความน่าเชื่อถือ ขยัน ทำงานรวดเร็วและถูกต้อง
  • มีทักษะที่เป็นเลิศในด้านมนุษยสัมพันธ์  สามารถทำงานเป็นทีม
  • รักองค์กร รักงานบริการ ไม่มีปัญหาถ้าต้องปรับเวลาการทำงาน

 

สามารถสมัครได้ที่ :

กรุณาส่งใบสมัครของคุณ (CV และจดหมายสมัครงาน) ไปที่ work@afthailande.org ก่อนวันอาทิตย์ที่ 15 เมษายน 2565